Em um mundo cada vez mais digital, as escolas e universidades passaram a lidar com um volume imenso de dados e informações sobre seus alunos, professores, responsáveis e colaboradores. Dados como nome, endereço, documentos de identificação, histórico escolar e até questões de saúde circulam por sistemas, planilhas, formulários online e plataformas educacionais. Diante desse cenário, proteger essas informações virou uma necessidade urgente e, mais do que isso, uma exigência legal.
Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), em 2020, as instituições de ensino precisaram repensar profundamente a forma como lidam com dados pessoais. Afinal, não se trata apenas de evitar multas, mas de garantir um ambiente escolar mais seguro, ético e transparente. Neste artigo, explicamos como a LGPD afeta o setor educacional, quais cuidados as instituições de ensino devem tomar e como dar os primeiros passos rumo à conformidade.
Mas afinal, o que são dados pessoais?
De maneira simples, dados pessoais são qualquer informação que identifica ou possa identificar uma pessoa. No contexto educacional, isso vai desde os dados mais óbvios, como nome, telefone, CPF, até informações acadêmicas, imagem, hábitos alimentares (no caso de cardápios especiais) e até registros de participação em eventos. Em muitos casos, os próprios sistemas de ensino remoto também registram interações, áudios e vídeos dos alunos.
Há ainda os chamados dados sensíveis, que incluem informações sobre religião, saúde, raça, etnia, convicções políticas, orientação sexual, entre outros. Esses dados, por seu potencial discriminatório, demandam cuidados ainda maiores. Por exemplo, uma escola confessional pode coletar informações sobre crenças religiosas, mas isso deve ser feito de forma justificada e segura, com proteção e limitação de acesso.
Proteger esses dados é uma maneira de respeitar a individualidade de cada aluno, evitar constrangimentos ou exposições indevidas e criar uma cultura de cuidado e confiança dentro da instituição. Além disso, em um momento em que a reputação das organizações é cada vez mais impactada por sua conduta ética, a responsabilidade com dados se torna um diferencial.
Como a LGPD se aplica às escolas e universidades?
A LGPD se aplica a qualquer organização que trate dados pessoais, independentemente do porte, natureza jurídica ou setor. Isso inclui desde grandes universidades até pequenas escolas de educação infantil, públicas ou privadas. O objetivo da lei é garantir que o uso de dados seja feito de forma transparente, justa e segura.
No caso das instituições de ensino, os dados costumam ser tratados com base em diferentes fundamentos legais. Por exemplo, o cumprimento de obrigações legais é uma base comum, como ocorre no envio de dados ao Ministério da Educação ou ao Censo Escolar. A execução do contrato também é uma base legítima, já que a matrícula do aluno envolve a prestação de serviços educacionais. Em outras situações, como o uso de imagens em campanhas institucionais, pode ser necessário obter o consentimento expresso dos titulares ou responsáveis.
É importante lembrar que a LGPD exige não apenas o respeito às bases legais, mas também a adoção de princípios como finalidade, necessidade, adequação, segurança e prestação de contas. Isso significa que a escola deve justificar por que coleta determinado dado, garantir que seja realmente necessário e proteger essa informação durante todo o tempo em que ela estiver sob sua responsabilidade.
O ciclo de vida dos dados dentro das Instituições de Ensino
A jornada dos dados pessoais dentro de uma instituição de ensino começa geralmente no momento da matrícula. Nesse processo, são coletadas uma série de informações dos alunos e seus responsáveis: documentos pessoais, comprovantes de residência, dados médicos, fotos, entre outros. Ao longo da vida acadêmica, novos dados são gerados e armazenados, como boletins, relatórios pedagógicos, avaliações psicopedagógicas, registros de frequência e até mensagens trocadas em ambientes virtuais de aprendizagem.
Essas informações podem ser armazenadas em meios físicos ou digitais. No ambiente digital, o armazenamento pode ocorrer localmente ou em servidores de nuvem, o que exige atenção redobrada à segurança da infraestrutura. Já nos arquivos físicos, é preciso garantir que os documentos estejam em locais protegidos, com acesso restrito e descarte seguro quando atingirem a finalidade para qual foram coletados e armazenados.
O compartilhamento de dados com terceiros também é uma etapa crítica desse ciclo. Seja com empresas de transporte escolar, plataformas educacionais, serviços de alimentação ou consultorias pedagógicas, esse repasse precisa estar previsto em contrato e acompanhado de cláusulas específicas que obriguem o parceiro a cumprir a LGPD. Sempre que possível, deve-se optar por fornecedores que já tenham, minimamente, políticas de privacidade implementadas e histórico de boas práticas.
Por fim, a fase de descarte ou anonimização deve ser conduzida com critério. Embora algumas informações precisem ser mantidas por exigência legal, como é o caso do histórico escolar, outras podem e devem ser excluídas quando não forem mais necessárias. A instituição deve adotar protocolos de exclusão digital segura e orientar os colaboradores sobre o descarte correto de documentos impressos.
Incidentes de segurança: onde mora o perigo?
Incidentes de segurança são situações em que os dados pessoais são acessados, usados, alterados ou destruídos de forma não autorizada. No ambiente educacional, esses problemas são mais comuns do que se imagina. Enviar boletins para e-mails errados, esquecer documentos pessoais na mesa da secretaria, deixar pastas abertas em salas compartilhadas, publicar fotos de alunos sem consentimento ou mesmo negligenciar senhas de acesso são situações que colocam a instituição em risco.
Ataques virtuais, como ransomware e phishing, também têm se tornado cada vez mais frequentes. Instituições que usam sistemas antigos ou sem atualizações de segurança estão especialmente vulneráveis. Um ataque cibernético que exponha dados, inclusive sensíveis, pode gerar não apenas danos financeiros, mas também sérios prejuízos reputacionais para a instituição.
A melhor forma de evitar incidentes é combinar boas práticas tecnológicas com a conscientização da equipe. Isso inclui uso de antivírus, autenticação em dois fatores, acesso controlado por perfis, revisão periódica de permissões e política clara de segurança da informação. Mas também passa por educação: treinar os colaboradores para que saibam identificar riscos e agir de forma segura no dia a dia.
Como implantar a cultura da privacidade?
Construir uma cultura de proteção de dados começa pela liderança. A escola deve nomear um Encarregado de Dados Pessoais (ou DPO — Data Protection Officer), que será o responsável por comandar a temática para a instituição, além de ser o ponto de contato com a comunidade e a ANPD. Esse profissional não precisa, necessariamente, ser um especialista em tecnologia, mas deve ter uma visão ampla sobre as rotinas escolares, conhecer profundamente os fundamentos e diretrizes da LGPD e privacidade, bem como saber orientar as equipes.
O mapeamento de dados é um passo essencial: é preciso identificar onde os dados estão, quem tem acesso, por quanto tempo são armazenados e para qual finalidade são utilizados. Com essas informações em mãos, é possível ajustar processos, eliminar excessos e reduzir riscos.
Também é importante revisar os contratos com prestadores de serviço e atualizar documentos como o contrato de matrícula, termos de uso das plataformas e políticas internas. A linguagem usada deve ser clara e acessível, facilitando o entendimento dos pais e responsáveis.
Treinamentos periódicos são a chave para manter a equipe atualizada. Eles podem ser realizados de forma leve e prática, com exemplos do dia a dia e orientações objetivas. Além disso, criar canais internos para que dúvidas sejam esclarecidas ajuda a manter o tema vivo na rotina escolar.
Monitorar o cumprimento das regras, criar um plano de resposta a incidentes e revisar periodicamente as políticas são atitudes que consolidam a cultura da privacidade.
Tecnologia com responsabilidade
A transformação digital trouxe grandes avanços para a educação: aulas online, correção automatizada de atividades, plataformas gamificadas, aplicativos de comunicação entre pais e escola. No entanto, o uso da tecnologia deve vir acompanhado de responsabilidade com os dados.
Antes de adotar uma nova ferramenta, a instituição deve avaliar se ela coleta apenas os dados necessários, se possui política de privacidade clara, se está hospedada em servidores seguros e se oferece recursos como criptografia e logs de acesso. É essencial também verificar se o fornecedor possui suporte técnico e histórico de conformidade com a LGPD.
Além disso, o uso da tecnologia deve estar previsto nas políticas da instituição. Isso inclui regras sobre uso de dispositivos, gestão de senhas, uso de e-mails institucionais, compartilhamento de arquivos e participação em videoconferências. O envolvimento dos professores no planejamento dessas regras ajuda a garantir que elas sejam aplicáveis na prática.
E os pais e responsáveis, onde entram nisso tudo?
A proteção de dados é uma responsabilidade compartilhada. Os pais e responsáveis devem ser informados sobre como os dados dos alunos são utilizados, com quem são compartilhados e por quanto tempo ficam armazenados. É dever da instituição facilitar o exercício dos direitos previstos na LGPD, como acesso às informações, correção de dados incorretos e até a eliminação de dados desnecessários.
Criar um canal de comunicação eficiente para tratar desses temas ajuda a construir uma relação de confiança. Isso pode ser feito por meio de e-mail institucional, plataforma de atendimento ou canal telefônico, sempre com respostas claras e dentro dos prazos definidos pela legislação.
Além disso, a instituição pode promover momentos de orientação com os pais, explicando como proteger a privacidade das crianças também em casa, por exemplo, evitando o compartilhamento excessivo de fotos nas redes sociais, orientando sobre o uso de aplicativos, ou controlando o acesso a dispositivos eletrônicos.
O que acontece se a escola não cumprir a LGPD?
O descumprimento da LGPD pode gerar consequências sérias. A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) pode aplicar advertências, exigir ajustes imediatos, determinar a suspensão de atividades de tratamento de dados ou aplicar multas que podem chegar a R$ 50 milhões por infração. Além das sanções legais, há o risco reputacional. Em um ambiente competitivo, a imagem da escola é um dos principais ativos.
Vazamentos de dados ou incidentes de privacidade podem ser amplamente divulgados por pais, alunos ou até pela imprensa, o que pode afetar a confiança na instituição. Por isso, estar em conformidade com a LGPD é uma exigência legal, mas também se torna uma estratégia de fortalecimento institucional e de valorização da relação com a comunidade educacional.
Conclusão: um novo jeito de cuidar da do ambiente educacional
Proteger os dados dos alunos é, hoje, tão importante quanto oferecer um bom currículo, promover o bem-estar ou garantir infraestrutura adequada. A LGPD veio para consolidar uma mudança de mentalidade: não se trata apenas de cumprir uma lei, mas de colocar a privacidade e o respeito à informação como um dos pilares da relação entre instituições de ensino, alunos e suas famílias.
Com planejamento, engajamento e comprometimento, qualquer instituição pode dar os primeiros passos para a conformidade. O mais importante é entender que a privacidade não é um obstáculo, mas uma oportunidade de educar com ainda mais responsabilidade, ética e empatia.
A importância do DPO as a Service
Para reduzir riscos e assegurar o cumprimento da LGPD e de outras normas de proteção de dados, empresas e instituições precisam investir em soluções especializadas. Nesse cenário, o DPO as a Service se destaca como uma alternativa eficiente para organizações que buscam fortalecer sua segurança da informação de forma estratégica e econômica.
Ao adotar esse modelo, é possível implementar boas práticas de privacidade, minimizar vulnerabilidades e evitar sanções legais. Ter o apoio de um DPO experiente vai além da prevenção de incidentes: contribui diretamente para a confiança nos sistemas, a credibilidade da instituição e a proteção dos dados de clientes, alunos ou colaboradores.
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