Como surgiu o conceito do canal de denúncia.
O conceito de canal de denúncias reporta-se ao Século XVII, na Veneza antiga, onde há, até hoje, caixas onde os cidadãos podem depositar cartas com queixas e reclamações sobre a conduta de agentes públicos diretamente ao governo, preservando seu anonimato, as chamadas caixas de “denontie secrete”.
Conceito de canal de denúncia.
É uma ferramenta/instrumento que compõe o Programa de Integridade de uma empresa, a fim de detectar eventuais irregularidades, como, por exemplo, fraudes internas e externas, falhas de controle, denúncias e assédio moral ou sexual, descumprimento de políticas e códigos da empresa, ou práticas de atos ilícitos.
O recebimento das denúncias poderá ser realizado por diversos meios como urnas, aplicativos, telefone, e-mail, internet, whatsapp, formulários, entre outros.
Importância do canal de denúncia.
O Canal de Denúncia deve garantir um ambiente seguro, a fim de que seja efetivo. Com isso, o medo de eventuais represálias contra os denunciantes não será um motivo para inibir que ele seja utilizado, pois deverá haver a garantia de que não haverá perseguição bem como a garantia de fiscalização constante das atividades da organização.
Por meio do canal de denúncia, é possível chegar ao problema de forma mais rápida por ser informado diretamente da fonte que sofreu algum assédio ou tem ciência da prática de algo irregular e/ou ilícito, o que seria consideravelmente mais demorado se tais levantamentos fossem detectados somente após uma auditoria periódica, por exemplo. Além disso, trata-se de estratégia de negócio, afinal, problemas relacionados à falta de ética, corrupção e demais ilegalidades poderão causar danos morais e financeiros à organização.
Importante trazer alguns números acerca da importância do Canal de Denúncia (Fonte: Compliance Total Consultoria Ltda):
- 40% das descobertas de fraudes dão-se por meio de Canais de Denúncia;
- 5% do faturamento anual das empresas, em média, são perdidos com fraudes e roubos internos;
- 60% dos problemas são inibidos com a implementação de um Canal de Denúncia;
- 20% dos colaboradores sabem de alguma irregularidade dentro da empresa.
Portanto, o Canal de Denúncia poderá trazer várias vantagens para a organização e para as pessoas, como, por exemplo[1]:
- Aumento dos resultados do negócio;
- Prevenção de processos trabalhistas, assédios e fraudes;
- Melhoria do relacionamento em toda a empresa;
- Vantagem competitiva em contratação de governos, empresas públicas e privadas;
- Segurança: prevenção de assédio, discriminação, racismo, etc;
- Satisfação: trabalhar em uma empresa com grandes resultados;
- Confiabilidade: certeza de não retaliação;
- Reputação no mercado: empresa protegida e respeitada perante o mercado;
- Efetividade: canal adaptado para a realidade da empresa.
Instituição do canal de denúncia. Obrigatória?
Como já exposto acima, implementar um canal de denúncia é fundamental para a efetividade do Compliance da organização.
Para tanto, faz-se necessária a criação de um Comitê que seja responsável por investigar as denúncias recebidas pelos canais que, como já citado anteriormente, poderão ser dos mais diversos tipos (urnas, aplicativos, telefone, e-mail, internet, whatsapp, formulários, entre outros).
Além disso, é importante estabelecer as regras para o recebimento e processamento da denúncia, assim como definir as etapas da investigação e o que será recebido pelo canal de denúncia.
De forma simples, podemos citar principais diretrizes para se instituir o canal de denúncias:
1 – Criação de um Comitê de Ética;
2 – Estabelecer regras para o recebimento, processamento e etapas das investigações;
3 – Definir o que será recebido[2];
4 – Definir o formato do canal de denúncia;
5 – Entender acerca das leis relacionadas ao setor da empresa;
6 – Divulgar o canal de denúncia e ministrar treinamentos.
A ISO 37002[3] (publicada em julho de 2021) traz um guia para Sistema de Gestão de Denúncias, ou seja, tem por objetivo oferecer diretrizes para estabelecer, implementar e manter um sistema eficaz de gestão de denúncias, com base nas seguintes etapas: receber denúncias de irregularidades, avaliar relatórios de irregularidades, abordar relatos de irregularidades e concluir os casos de denúncia.
Destaca-se que as diretrizes podem ser aplicadas a todos os tipos de organizações, independentemente de seu porte, atividade, setor, o que vem a complementar o sistema de gestão do Compliance. Por fim, é de extrema importância que o canal seja amplamente divulgado, por todos os meios possíveis, garantindo o sigilo e o anonimato.
O canal de denúncia é obrigatório?
Via de regra, ele é facultativo nas empresas privadas, porém a criação do canal de denúncia constitui boas práticas, promovendo, assim, ambiente mais ético e seguro para as organizações e para as pessoas que nelas trabalham.
De acordo com algumas leis e normas, o canal de denúncia é obrigatório para organizações com atuação em alguns segmentos, de acordo com a eminente jurista Doutora Selma Carloto, “..., mas nas instituições financeiras, na administração pública direta e indireta e em empresas privadas que celebrem convênios ou contratos de repasse com a administração pública deve existir obrigatoriamente um Programa de Integridade e do qual farão parte os canais de denúncia.”[4].
Trazendo um pouco do direito comparado, desde junho de 2022 (Lei 93/2021), todas as empresas sediadas em Portugal, que tenham mais de 50 empregados, independentemente do setor, privado ou público, são obrigadas a ter um canal de denúncia, salvo as exceções trazidas na própria lei. Se as organizações do setor privado não implementarem o canal de denúncia até 17 de dezembro de 2023 estarão sujeitas a multas.
Meios de recebimento de denúncia e a autonomia dos profissionais
O Canal de Denúncia poderá ser instituído tanto internamente quanto externamente.
Canal de Denúncia Interno:
A instituição do canal de denúncia interno utilizará a estrutura e pessoal da própria empresa, o que garante que a cultura da empresa já é conhecida pelos envolvidos no canal, porém, poderá trazer um pouco de insegurança ao denunciante exatamente por ser interno.
Assim, é de extrema importância garantir o anonimato e a garantia de que não haverá qualquer tipo de retaliação.
Canal de Denúncia Externo
A instituição do canal de denúncia externo requer a contratação de uma empresa especializada. A empresa receberá. Classificará e direcionará os relatos realizados pelos denunciantes.
Por se tratar de prestação de serviço externo traz uma maior segurança ao denunciante, considerando que haverá a garantia da imparcialidade e neutralidade de quem receberá a denúncia.
O anonimato deverá ser garantido, assim como a garantia de não retaliação ao denunciante.
Independentemente do tipo de canal de denúncia (interno ou externo), os profissionais que atuam no canal devem ter autonomia para atuarem de forma efetiva. Deverão estar engajados e ter a devida capacidade técnica junto a uma boa estrutura para exercer a função.
Canal de denúncia e o Compliance Trabalhista
O canal de denúncia é um dos pilares do Compliance. Assim, a importância de sua aplicação no Compliance Trabalhista como uma forma de detectar irregularidades, combater fraudes, práticas ilícitas, reduzir e/ou evitar passivo trabalhista e, consequentemente, melhorar o meio ambiente de trabalho.
Em que pese o Compliance englobar todas as áreas e atividades de uma organização, neste capítulo será abordada a importância do Canal de Denúncia como ferramenta para cumprir o Compliance Trabalhista, especificamente.
Conforme já exposto no presente artigo, o canal de denúncia é uma importante ferramenta com o objetivo de detectar eventuais irregularidades, como, por exemplo, fraudes internas e externas, falhas de controle, denúncias e assédio moral e sexual, descumprimento de políticas e códigos da empresa, práticas de atos ilícitos.
Na esfera trabalhista, podemos destacar o canal de denúncia como o meio de evitar, diminuir e até mesmo combater o assédio moral, o assédio sexual e atos discriminatórios, além de diminuir e/ou evitar passivos em ações trabalhistas decorrentes dos citados atos.
Compulsando a jurisprudência dos tribunais trabalhistas é perfeitamente possível verificar como é farta a quantidade de processos que decorrem de assédio, discriminação e outras formas de agressão contra o empregado.
O abuso do poder diretivo viola os direitos da personalidade do empregado, mas, infelizmente, a grande maioria dos empregados que passam por tal situação se calam, pois precisam do emprego e há o medo da retaliação.
Logo, é fundamental que se crie um efetivo canal de denúncia, a fim de incentivar a delação de práticas ilícitas na relação de emprego, garantindo o anonimato e segurança aos denunciantes, com o intuito de que a permanência no emprego não seja comprometida e que haja a efetiva apuração das denúncias.
Portanto, confiando no canal de denúncia, os colaboradores irão contribuir para que se tenha um ambiente seguro e saudável na organização.
A integridade da organização depende de todos.
O Canal de Denúncia e o Canal de atendimentos aos Titulares
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709/2018) tem como objetivo a proteção aos direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, que para a lei é o titular de dados pessoais.
Nesse sentido, o artigo 5º, V traz o conceito de titular, qual seja, “pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento”.
A intenção do presente capítulo não é desenvolver toda a matéria relacionada ao titular, mas fazer uma conexão entre o Canal de Denúncia e o acesso do titular para o exercício dos seus direitos.
A implementação de procedimentos para o exercício dos direitos dos titulares é de extrema importância para a garantia da Governança da empresa e aqui já é possível identificar um ponto de conexão com o Canal de Denúncia.
Assim como o Canal de Denúncia deve garantir um ambiente seguro, a fim de que seja efetivo para chegar ao problema de forma mais rápida, a empresa também deve garantir o acesso facilitado ao titular para obter informações acerca do tratamento dos seus dados pessoais, conforme preceitua o artigo 9º da LGPD, para o exercício de seus direitos descritos no artigo 18 do mesmo diploma legal.
O Canal de Atendimento ao Titular é essencial para receber sua solicitação com base na LGPD, ou seja, o DSAR (Data Subject Access Request) que é uma requisição que um titular faz sobre seus dados. O canal deve ser estruturado e efetivo. Pode ser um e-mail, um formulário, uma plataforma, um SAC/URA, a ser escolhido de acordo com a organização de cada empresa.
Contudo, o Canal de Denúncia não deve ser o mesmo meio de acesso dos titulares para o exercício dos seus direitos. Embora o Canal de Denúncia e o canal para o exercício dos direitos dos titulares sejam ferramentas aliadas ao cumprimento do Compliance, o primeiro é um instrumento voltado às denúncias das práticas consideradas ilegais e o segundo, um meio para que o DPO (Data Protection Officer) receba e responda às requisições dos titulares dos dados pessoais (internos, como os próprios empregados da empresa, ou externos à organização).
Nas duas situações (denúncia e requisição dos titulares) há que existir a transparência para que a gestão da empresa esteja alinhada com a Governança e Conformidade, características presentes entre outras no Programa de Compliance de uma empresa, afinal, respeitar e exercer os comandos da LGPD também significa estar em Conformidade.
Assim como o Canal de Denúncia, o Canal de Atendimento ao Titular deve ser adequado, gerenciado, organizado, gerar evidências, utilizar ferramentas para garantir a segurança das informações, além é claro de ser um meio que facilite o trâmite do recebimento e retorno da requisição do denunciante e titular dos dados pessoais de forma organizada e que permita o pleno exercício dos direitos por parte dos titulares, demonstrando transparência e confiança e, mais uma vez, vem à tona a Governança, as Boas Práticas.
Portanto, o Canal de Denúncia (um dos pilares do Compliance) e o Exercício dos Direitos dos Titulares (um dos pilares do Compliance em Proteção de Dados Pessoais), devem implementar controles e respostas, garantindo a proteção de dados dos envolvidos, bem como o exercício de seus direitos seja como denunciante de um fato ilícito ou como titular de dados pessoais protegido pela Lei Geral de Proteção de Dados.
Janaina Faccion é advogada, DPO certificada pela Itcerts e consultora jurídica da DPO Expert.
[1] Fonte: https://canaldaetica.com.br/blog/5-beneficios-que-o-canal-de-denuncias-traz-para-os-colaboradores/
[2] Conexão Ética. Como é feita a implantação de um Canal de Denúncias? YouTube, 06 de outubro de 2021. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=rDWC3Q_yllE.
[3] ABNT NBR ISO 37002:2021: Sistemas de gestão de denúncias - Diretrizes. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS.
[4] CARLOTO, Selma, Compliance Trabalhista, 2ª ed. São Paulo: LTR, 2020, p. 64.
